Dans le cadre de ses missions, l'URSSAF est tenue de vérifier l'assiette de ses cotisations. Pour ce faire, elle organise des contrôles portant sur les erreurs d'application des mesures d'exonération en faveur de l'emploi, les cotisations elles-mêmes, les erreurs sur les rémunérations soumises à cotisations, les frais professionnels. Souvent anxiogène, une connaissance des règles de contrôle permet de mieux l'appréhender.
Le déroulement
Tout contrôle commence par l'envoi d'un avis de contrôle (le contrôle inopiné n'est possible que dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé). Cet avis, envoyé au moins 15 jours avant le début du contrôle, précise si le contrôle a lieu dans les locaux de l'URSSAF (le cotisant amène les pièces demandées) ou s'il se déroule sur le site de l'entreprise contrôlée. Les contrôles vont porter sur les cotisations dont la date d'exigibilité est comprise dans les 3 dernières années civiles (sauf infraction de travail illégal : la prescription est de 5 ans). Le contrôle peut aboutir au constat d'une bonne application des législations, à des observations pour l'avenir, ou à des régularisations de cotisations et/ou de contributions, en votre faveur ou en faveur des organismes chargés du recouvrement. L'une de ces solutions est notifiée à l'issue du contrôle, dans le cadre d'une lettre d'observations. Elle fait état notamment des éléments contrôlés, des pièces vérifiées et indique la nature, le mode de calcul et le montant des redressements envisagés. Cette lettre mentionne la possibilité d'apporter des réponses aux observations dans un délai de 30 jours. Le cotisant va alors vérifier que les constatations du contrôleur correspondent aux éléments contrôlés. Lorsque la personne contrôlée répond avant la fin du délai de 30 jours, l'agent chargé du contrôle est tenu d'apporter une réponse circonstanciée. S'il maintient sa décision de redressement, l'agent chargé du contrôle transmet à l'organisme effectuant le recouvrement son procès-verbal de contrôle. L'Urssaf envoie alors une mise en demeure pour le recouvrement des cotisations, point de départ du délai de 2 mois pour contester la procédure devant la commission de recours amiable.
Effet de la contestation
Le recours devant la commission de recours amiable n'est pas suspensif du recouvrement. En conséquence, les effets de la mise en demeure se poursuivent et l'URSSAF peut solliciter le paiement des sommes contestées.
Durée
Les contrôles visant les travailleurs indépendants (à titre expérimental jusqu'au 10 août 2021), ne peuvent, sauf exceptions, s'étendre sur une période supérieure à 3 mois, comprise entre le début effectif du contrôle et la lettre d'observations. La période de 3 mois peut être prorogée une fois à la demande expresse de l'employeur contrôlé ou de l'organisme de recouvrement.
Spécificité COVID-19
Par dérogation, les URSSAF peuvent mettre fin avant le 31 décembre 2020 aux contrôles qui n'ont pas été clôturés avant le 23 mars 2020 par une lettre d'observations. Le cotisant est alors informé que le contrôle est annulé et qu'aucun redressement ne sera établi. Ainsi, il sera impossible à l'URSSAF d'invoquer la règle selon laquelle des pratiques vérifiées n'ayant donné lieu à aucune observation ne peuvent faire l'objet d'observations lors d'un contrôle ultérieur. La même période pourra à nouveau être contrôlée sur les points déjà vérifiés, dans la limite de la prescription de trois ans.
Un contrôle URSSAF est strictement encadré dans les délais. Mais le cotisant ne doit pas y faire volontairement obstacle pour conduire l'URSSAF à ne plus être dans les délais (refuser de communiquer une information, ne pas répondre ou apporter une réponse fausse, incomplète ou abusivement tardive...). En cas de redressement, une transaction est toujours possible.