Les diverses contraintes d’un cabinet dentaire et le cadre de la nouvelle convention nous obligent à adopter une gestion dite en flux tendu. Le principe est simple : ne jamais être en rupture de stock et toujours avoir un peu d’avance.
Rationaliser les achats…
La gestion en flux tendu impose d’abord une rationalisation des achats. Il s’agit de définir les besoins de l’ensemble du cabinet et de réduire le nombre des références.
Ainsi, pour l’instrumentation rotative, par exemple, la réduction à 10 ou 12 du nombre de types de fraises d’un cabinet permet des économies d’échelle. Non seulement le stock est moins important mais le nombre de colis à recevoir et le temps passé à commander est diminué. La traçabilité est aussi plus facile.
Pour les consommables de chirurgie, nous avons souvent pris l’habitude de passer des commandes par références (champs, table, pont, blouses patients, blouses praticiens, etc.). Ces divers produits ont l’inconvénient de ne jamais être livrés en quantités égales. Certains le sont par 10, d’autres par 20, d’autres encore par 50. Ces variations exigent des assistantes dentaires une surveillance accrue du stock et induisent du stress et des erreurs. Il faut ensuite stocker les cartons dans différents endroits et aller y puiser les références. Enfin, lors de la mise en place du bloc, chaque produit doit être tracé à l’aide soit d’une douchette, soit d’une étiquette.
En optant pour des packs personnalisés, les produits sont regroupés et rangés dans le bon ordre pour chaque chirurgie et l’assistante n’a qu’une référence à scanner au lieu de 10 ou 12. L’économie d’échelle est facile à valoriser. Si l’on estime à 10 minutes par chirurgie, ce qui est peu, le temps gagné sur la commande, la réception et la préparation des packs, cela totalise 2 jours environ pour 100 chirurgies par an !
… Et gérer
Pour gérer ensuite les stocks et les commandes de manière simple et efficace, le praticien a le choix entre la méthode analogique « le KanBan » et la méthode digitale « le Datastock ».
La méthode « KanBan », qui signifie « fiche » en japonais, est infaillible, économique et très facile à mettre en oeuvre. Chaque produit ou article dans le cabinet est identifié par une fiche. Celle-ci est accrochée sur le dernier ou avant-dernier produit ou article disponible. Au moment où ce produit est sorti de la réserve, la fiche est glissée dans un tableau support de fiches dans la zone « à commander ». Et lorsque la commande est passée, la fiche est transférée dans la zone du tableau « en commande ». À réception du produit, la fiche rejoint sur ce dernier l’espace de stockage.
Le logiciel « DataStock » a été créé par notre confrère Jean Marc Gabet qui a déjà résolu le problème de la traçabilité avec le programme Stericode CQQ. Il a développé ce soft évolutif en fonction de votre type de cabinet dentaire. Il offre tous les avantages de la méthode KanBan, sauf peut-être celui d’être sujet à un bug !
Sa plus grande qualité est de permettre de gérer automatiquement les commandes par praticien dans un cabinet de groupe. Chacun a la maîtrise de sa consommation et, de ce fait, la répartition financière est facilitée.
MON CONSEIL
Le stock immobilise de la trésorerie mais commander par petites quantités revient plus cher. La solution : passer un contrat avec un fournisseur sur une enveloppe globale annualisée afin d’obtenir une remise importante en prenant la VPC comme référence de prix. C’est un moyen pour faire des économies sans jamais être en rupture d’un produit.
Jacques Vermelen. Organisation quotidienne du cabinet dentaire. Malakoff : Éditions CdP ; 2017