Une bonne gestion des rendez-vous est l’un des meilleurs moyens d’améliorer votre efficience professionnelle. Une fois que le modèle de carnet de rendez-vous qui convient à votre exercice est en place, voici quelques outils pour l’optimiser au quotidien.
Après avoir programmé votre propre modèle1 de carnet de rendez-vous en fonction du nombre d’units, de votre exercice, des plages horaires, etc., il faut le gérer au jour le jour, soit sur papier, soit via un ordinateur
Si vous disposez d’un carnet de rendez-vous digital, vous avez le choix entre un agenda en interne géré par votre logiciel de gestion (Visiodent, Julie, Logos, etc.) ou un agenda en ligne (Doctolib, Mondocteur, Page Jaune, DocRendezvous, etc).
En ligne
La réservation en ligne est la tendance actuelle de nos patients, quel que soit leur âge, et elle concerne tous types d’achats (biens de consommation, billets d’avion, spectacles, hôtels, etc.).
Il est vrai que l’agenda en ligne offre de nombreux avantages aux patients :
- prendre rendez-vous par internet 24 h/24 h et 7 j/7. Il faut savoir que 30 % des rendez-vous pris le sont en dehors des horaires d’ouverture des cabinets dentaires (source Doctolib). Les patients font la démarche au moment où ils en ressentent le besoin ;
- trouver de l’information sur son chirurgien-dentiste via un excellent référencement ;
- suivre son historique de consultations directement sur son compte personnel.
Mais le chirurgien-dentiste y trouve aussi son compte :
- certaines sociétés comme Doctolib proposent d’accompagner le praticien dans la programmation de son agenda en tenant compte de ses spécificités ;
- une économie de 30 % de temps de secrétariat ;
- une réduction de 75 % des rendez-vous non honorés ;
- le développement de la patientèle ;
- la gestion de sa visibilité en ligne.
Désengorger votre carnet…
La peur du carnet vide conduit souvent à le remplir sans réfléchir, comme si un instinct archaïque nous poussait inconsciemment à faire des provisions “au cas où”. Il va falloir vous soigner de ce syndrome du frigo vide !
La première règle pour y parvenir est de ne donner qu’un rendez-vous d’avance, jamais une série. Mais comment faire quand son carnet est déjà plein ? Il suffit de supprimer les rendez-vous des patients qui en ont plusieurs et de n’en garder qu’un seul. Lors de ce rendez-vous, vous expliquez votre nouvelle manière de procéder. Autre règle, ne donnez pas de rendez-vous à plus de 2 à 3 semaines. …
Et éviter l’ilotage
L’autre écueil à éviter est celui des rendez-vous placés longtemps à l’avance au milieu des journées de travail. « L’ilotage » ce sont ces rendez-vous qui bloquent l’agenda en empêchant de mettre des rendez-vous longs (de 1 h 30 à 3 h). Ils vont aussi agir comme desaimants pour agréger des rendez-vous courts, ce qui est à éviter absolument. Au contraire, donnez-vous la possibilité d’inscrire des rendez-vous longs pour effectuer des groupements d’actes qui, eux, seront rentables.
Pour les patients qui veulent prendre rendez-vous longtemps à l’avance, au-delà de 4 semaines, je vous suggère de proposer de les appeler 15 jours avant leur venue pour trouver un rendez-vous ou de les inciter à s’inscrire en ligne, dans les créneaux que vous avez créés sur votre logiciel de gestion de l’agenda.
1 Mémo Organisation quotidienne du cabinet dentaire, Jacques Vermeulen, Éditions CdP.
EN LIGNE…
Attention, ne confondez pas l’agenda en ligne et le secrétariat externalisé qui, à mon sens, n’offre aucun avantage et ne répond pas à la tendance sociétale actuelle. Que l’agenda soit électronique ou non, pour être efficace, deux écueils doivent être évités : l’engorgement et l’ilotage !