Comment personnaliser votre carnet de rendez-vous ?

La première démarche à effectuer est de composer votre propre modèle de carnet de rendez-vous.

La personnalisation de votre agenda professionnel, qu’il soit analogique ou digital, est primordiale car nos cabinets dentaires libéraux sont tous différents et nous avons chacun notre manière de fonctionner. Je propose de vous aider à élaborer ce modèle de carnet de rdv à partir des dix points suivants.

1. Le modèle de votre carnet de rdv doit être perpétuel. Cela signifie qu’un modèle analogique ne doit pas comporter de dates pré-imprimées. Chaque feuille sera remplie manuellement. Bien entendu, un modèle digital sera automatisé par votre logiciel.

2. L’agenda est fondé sur le nombre d’units (ressources) dans le cabinet et non sur le nombre d’utilisateurs. Ainsi, même si un fauteuil peut être utilisé par plusieurs praticiens, il ne correspondra qu’à une colonne principale dans votre modèle. Par exemple, si vous disposez de 3 fauteuils, votre agenda devra avoir 3 colonnes par jour ouvré. Si vous avez 3 fauteuils et 1 bloc de chirurgie, vous aurez besoin de 4 colonnes.

3. Chaque colonne doit avoir une couleur différente. Et le matin et l’après-midi doivent être bien différenciés.

4. Les horaires seront adaptés à vos horaires d’ouverture. Il est inutile d’encombrer votre carnet de champs horaires que vous n’utilisez pas.

5. Des mini-colonnes supplémentaires, permettant de cocher la présence ou non des assistantes au fauteuil, sont remplies le matin lors du clearing de début de journée.

6. Dans le cas où un fauteuil serait utilisé par plusieurs praticiens, vous utiliserez des encres de couleurs différentes en analogique ou en digital.

7. La division temporelle doit permettre des rendez-vous de durée différente, adaptés à des groupements d’actes indispensables pour rentabiliser le cabinet dentaire. Je vous suggère de prendre comme module de base 10 minutes. Cette unité de temps vous permettra de donner des rdv de 20, 30, 40, 50… 180 minutes en fonction du programme de soins prévu.

8. Le carnet doit pouvoir offrir une vision d’ensemble du cabinet sur une semaine : en digital, cela impose un écran XXL et, en analogique, de la place sur le bureau !

9. La largeur des colonnes doit permettre d’écrire un résumé des actes à réaliser dans la séance.

10. Les actes principaux et surtout ceux demandant un matériel spécifique (ressource) doivent pouvoir être identifiés. Par exemple, un scanner intrabuccal (Cerec, Lyra, 3shape…) ne peut pas être utilisé en même temps sur 2 fauteuils. Il faudra « réserver » cet élément spécifique et l’identifier sur l’agenda afin d’optimiser son utilisation. Certains programmes digitaux le permettent. En analogique, vous pouvez utiliser des gommettes autocollantes de couleurs différentes (code couleur).