Améliorer la performance de son entreprise

Nous avons malheureusement souvent tendance à faire une confusion entre notre activité au sein de notre entreprise et notre activité en tant que dirigeant. Un des plus grands défis que rencontre le chirurgien-dentiste dans son organisation est son manque de disponibilité. Un chirurgien-dentiste va avoir trop tendance (90 % de son temps) à travailler au fauteuil pour soigner son patient.

En effet, se sentant responsable, il s’impose souvent d’être sur tous les fronts, d’éteindre tous les feux et il se trouve très vite envahi par un nombre de tâches impossibles à effectuer seul. Gérer l’entreprise devient alors très difficile ; la réflexion stratégique, la planification et le pilotage passant au second plan, les résultats et la performance en pâtissent et mettent à mal la pérennité de l’entreprise.

Réorganiser son temps

Décidez dès maintenant de prendre le contrôle de votre temps. Mieux contrôler son temps est nécessaire car les « voleurs de temps » sont partout dans l’entreprise. Agir dans l’urgence, rendre un devis au dernier moment, répondre à toutes les sollicitations de fournisseurs, nous savons tous le faire… jusqu’à un certain point ! Après une journée bien remplie, un sentiment de puissance nous envahit lorsque nous avons réussi à nous en sortir.

Pourtant, bien gérer son temps, c’est refuser d’entrer dans ce cercle vicieux. Cela demande de prendre du recul et, paradoxalement, de savoir être parfois plus lent et de le décider fermement et stratégiquement !

Choisir l’efficacité

Voici quelques outils pour vous aider à être plus proactifs et moins réactifs.

• Faites refléter votre stratégie d’entreprise dans votre agenda par défaut et partagez-le ! Montrez à vos assistantes vos véritables priorités. Cette communication interne va orienter les comportements et changer les habitudes en évitant la dispersion. Un chirurgien-dentiste a toujours intérêt à se référer à son plan stratégique et à le faire savoir. Il doit mettre en place un cycle de réunions d’équipe hebdomadaires ou mensuelles pour organiser son entreprise en déléguant avec contrôle.

• Planifiez vos tâches importantes et non urgentes. En gestion du temps, la règle des 80/20 est précieuse car elle rappelle quotidiennement qu’il faut consacrer du temps et de l’énergie aux 20 % des tâches qui importent vraiment. En retour, ces 20 % vont produire 80 % de ce que l’on attend vraiment en matière de résultat. Le praticien doit être capable de planifier ses tâches importantes et stratégiques (non urgentes). Il doit donc les classer et les hiérarchiser en fonction du niveau d’urgence et de leur importance pour constituer son agenda par défaut.

• Apprenez à utiliser les nouvelles technologies. De la gestion de projet pure et simple à l’application de réservation de titres de transport, en passant par une application pour trouver un numéro de téléphone, il existe de nombreux outils techniques pour vous aider. La synchronisation smartphone/tablette/ordinateur des emails, des tâches et de l’agenda permet de gagner du temps en traitant certaines données en dehors de votre cabinet.

• Mettez-vous en « situation 100 % production ». Pour vos tâches importantes et programmées, qui nécessitent toute votre attention et une concentration optimale, il est indispensable de vous aménager un lieu tranquille pour des séquences de travail sans interruption. Autorisez-vous ces temps de réflexion et rendez-vous en étant volontairement et fermement indisponible pour vos assistantes, ne serait-ce qu’une heure par jour.

Alors maintenant, qu’allez-vous faire de votre temps ?

C’est à vous de décider…