60-20-20 : une organisation bien huilée

Pierre-Jean Vandoorne a réglé son emploi du temps comme une montre suisse : 60 % de son temps est consacré au travail au fauteuil au sein de son cabinet dentaire, 20 % à sa propre formation et à celle de son assistante, Keltoume, et enfin 20 % à la formation de ses confrères et consœurs. Ce plaisir d’apprendre et de transmettre, de se former et de former guide son activité professionnelle. Ces échanges permanents avec d’autres praticiens lui permettent d’adapter plus aisément sa pratique, sa communication et les services proposés au sein de son cabinet pour ses patients mais aussi pour les praticiens correspondants qui lui confient leurs patients.

Savoir investir du temps pour en gagner

Fort du constat que l’exercice de la pratique dentaire se faisait de manière relativement isolée, Pierre-Jean Vandoorne a choisi une activité consacrée à la parodontologie, en étroite et permanente liaison avec les praticiens qui lui font confiance en lui adressant des patients. « Cette orientation m’a permis de ne pas rester “enfermé” au cabinet mais bel et bien d’échanger en permanence, que ce soit de façon très basique par téléphone, courrier ou mail, ou en joignant l’utile à l’agréable, par des soirées associant échange professionel, activités diverses et petit repas », nous confie-t-il. Former les confrères sur les enjeux de la parodontologie, bien se coordonner dans le suivi des patients, montrer à ces derniers que les praticiens travaillent de concert avec un réel sens de l’équipe pluridisciplinaire, etc., sont autant d’éléments essentiels que les patients apprécient, ce qu’ils rendent bien aux équipes dentaires concernées à travers leurs recommandations.

C’est donc bien ces 40 % de temps précédemment cités qui sont consacrés à la formation et donc à du temps investi. Ayant toujours été très impliqué dans le milieu associatif lors de ses études de chirurgie dentaire, Pierre-Jean Vandoorne a gardé cette direction mais avec un dénominateur commun : la parodontologie. Il est en effet aujourd’hui attaché au service de parodontologie du Pr Boutigny à la faculté de chirurgie dentaire de Lille. Parallèlement il poursuit sa deuxième année de diplôme universitaire de parodontologie sous la responsabilité du Pr Delcourt-Debruyne dans cette même faculté. Il a par ailleurs créé une association, le CREPO (Cercle de rencontres et d’études en pratique odontologique) avec trois confrères par le biais de laquelle ils organisent diverses soirées conférences, formations et travaux pratiques tout au long de l’année. Enfin, il est depuis l’ année dernière formateur au sein de l’Académie de paro (Aix-en-Provence) où il s’occupe de la formation des assistantes dentaires et de la mise en place de la parodontologie au cabinet pour les praticiens qui suivent ce cycle de formation.

Parallèlement au cabinet, avec son assistante Keltoume, on retrouve cette constante de temps investi alors que beaucoup d’équipes se rassurent parfois dans l’activité technique ou manuelle pure ! En effet, rien n’est laissé de côté grâce à des réunions journalières, mensuelles, annuelles mais surtout grâce à un précieux cahier de communication où toutes les remarques des patients, interrogations de l’équipe, etc. sont notées et réglées dès le lendemain matin lors de la réunion quotidienne. Ces réunions matinales sont aujourd’hui pour l’équipe devenues un rituel et la clé de voûte de l’organisation du cabinet. Elles permettent d’éviter les imprévus et de désamorcer au plus tôt les possibles problèmes, sans compter l’impact sur la cohésion d’équipe et l’image du cabinet auprès des patients.

L’apport de la technologie et du numérique

À première vue, au niveau de la structure, ce cabinet pourrait ressembler à n’importe quel autre. Et pourtant, ne nous y trompons pas ! À voir œuvrer le binôme, la technologie a pris une part importante dans le quotidien et l’organisation du cabinet. C’est une pièce maîtresse également dans la gestion du temps.

C’est tout d’abord l’efficacité au niveau technique que ce praticien a recherché et améliore sans cesse. Pour optimiser la qualité de ses traitements parodontaux, Pierre-Jean Vandoorne n’a pas hésité à investir dans divers équipements tels que des systèmes piézoélectriques, le système airflow et un microscope HD afin d’étudier le biofilm. Bientôt un laser erbium-YAG et un microscope opératoire viendront compléter cet arsenal thérapeutique. Le praticien nous confie également qu’un ingénieur est actuellement en train de réaliser une application iPad pour gérer les dossiers de parodontologie de façon encore plus précise qu’avant : localisation et profondeur des poches, saignement, plaque, étude bactériologique, etc. Au niveau paraclinique, Keltoume, l’assistante, gère les stocks via une tablette numérique. Quant à la circulation de l’information en interne, l’équipe utilise le système de messagerie instantanée du logiciel dentaire qui permet d’échanger en direct de manière discrète au fil de la journée sans se déplacer.

En parallèle, toute une réflexion de l’équipe a été menée au niveau du circuit du patient, à la recherche de l’efficacité relationnelle. En effet, là aussi, la technologie et le numérique occupent une place prépondérante. L’accent a été mis sur la dématérialisation des supports. Pour commencer, un site Internet a été mis en place. Non seulement il présente le cabinet à des patients potentiels mais il propose aussi une information en ligne aux patients fidèles du cabinet et concernés par des projets de traitement. Lors de sa première visite au cabinet, le nouveau patient profite d’une boucle sur écran en salle d’attente. L’équipe cherche à le sensibiliser aux problèmes parodontaux et à la palette thérapeutique du cabinet. Cette présentation est entrecoupée par les actualités, les sorties cinéma ou encore la météo du moment ! Puis le nouveau patient se voit proposer de remplir un historique médical et dentaire sur une tablette, ce qui rend les choses pour lui moins rébarbatives tout en satisfaisant aux obligations légales d’anamnèse médicale. Ensuite, pour toutes les explications concernant les problèmes parodontaux et solutions proposées, une application Keynote, mise au point par le cabinet, est quotidiennement utilisée. Elle permet une présentation interactive et très pédagogique. L’objectif recherché est de motiver le patient. En parodontologie, ce facteur est essentiel à la réussite du traitement. L’idée est de faire prendre conscience au patient, avant même que les soins aient commencé, que sa coopération doit être totale non seulement dès le début mais aussi tout au long de sa prise en charge. Lorsque le patient entre ensuite dans la phase administrative, il retrouve à nouveau la tablette numérique pour valider devis et entente financière avec une signature électronique.

Certes, tous ces outils fluidifient les contacts et font gagner du temps, mais ils donnent surtout de la crédibilité et rendent tangible le professionnalisme de l’équipe et la qualité du travail. Toutefois, ils ne font pas oublier à l’équipe l’importance de l’échange et de la communication. Que ce soit le praticien ou son assistante, ils profitent tous deux d’un petit bureau de communication qui est devenu un passage obligatoire dans le circuit du patient. L’équipe ne se verrait plus œuvrer sans.