Heureux qui comme Gaëtan a osé le voyage

Alors qu’il jouissait d’un exercice florissant et d’une patientèle fidèle qu’il avait su développer au fil des années, il n’en restait pas moins que ce praticien commençait à voir les limites de son exercice. Malgré un travail en profondeur sur l’organisation et de nombreuses formations cliniques, les questions et les frustrations commençaient à s’accumuler : exiguïté des locaux, pas de réelles possibilités de transfert dans la commune, développement de la demande implantaire qui condensait les journées de travail et amenait une réflexion sur la gestion du temps pour l’équipe, etc.

Un emplacement stratégique

Gaëtan du Cosquer a donc pris la décision en 2012 de quitter l’association où il était et de transférer ses locaux. Pour ce nouveau départ professionnel, effectif en 2013, il a choisi un pôle d’affaires au centre de Caen, au cœur du réseau de transport et de communication de l’agglomération caennaise : Les rives de l’Orne. Il s’agit d’une zone sortie de terre en 2012, étendue sur 25 000 m² de bureaux haut de gamme et aménagés sur mesure. Ce pôle a d’ailleurs fait la « une » du journal télévisé de 20 heures en septembre dernier ! Ce projet de centre commercial, avec des enseignes sélectionnées conjuguées à des espaces culturels et des logements, associe modernité et tradition. Il répond également aux exigences de la norme HQE (haute qualité environnementale). Autant d’arguments pour convaincre notre praticien de se lancer dans un projet ambitieux, qui tombait à pic : il ressentait dans sa carrière professionnelle une phase de plateau et avait le sentiment de « ronronner » dans son activité.

Un transfert minutieusement préparé

Déjà bien occupé par la mise en place de sa nouvelle structure et le suivi des travaux, Gaëtan du Cosquer a délibérément anticipé un maximum d’éléments concernant sa future organisation, et ce plusieurs mois avant le transfert effectif de son cabinet. Il a mis en place un véritable rétroplanning de tout ce qui devait être en place avant le transfert. Il a listé toutes les modifications qu’il souhaitait faire pour les tester et les rôder. Ce faisant, il s’évitait du travail supplémentaire dans la dernière ligne droite avant le déménagement. Ainsi, par exemple, il a changé très tôt sa ligne téléphonique jusqu’alors commune à ses associés. Son nouveau numéro a été communiqué à l’ensemble de ses patients qui ont très vite pris de nouvelles habitudes. En parallèle, un site internet pour le futur cabinet a été réalisé sur la structure existante mais avec un référencement directement sur Caen dans la perspective du déménagement. Le site annonçait déjà le transfert du cabinet. L’information fut également relayée, sous forme d’un compte à rebours, par des affiches pour informer les patients. Un courrier et une e-card ont été envoyés 1 mois avant le transfert effectif. Parallèlement, Gaëtan du Cosquer a opéré un changement en profondeur en choisissant un nouveau prestataire pour son logiciel informatique. Cela lui a permis de mettre à jour ses bases de données et son fichier patients. Un travail fastidieux et minutieux qui lui a néanmoins permis de repartir avec des éléments à jour. Et comme un changement n’arrive jamais seul, il en a également profité pour passer d’un agenda, jusque-là tenu sur papier, à un agenda informatique. En soi, une minirévolution sur le moment mais qui se révèle aujourd’hui d’une réelle efficacité. Avec un recul de quelques mois, il constate que ses efforts sont récompensés. Enfin, pour citer un dernier exemple, une réflexion a été menée en amont sur l’identité visuelle du nouveau cabinet, identité déclinée sur tous les supports de communication.

Une structure qui ne laisse pas indifférent

Tout en continuant à soigner ses patients, Gaëtan du Cosquer a construit étape par étape son nouvel univers. Il n’a pas hésité à faire appel à plusieurs architectes, à demander différents avis pour valider les plans de sa nouvelle structure. Aujourd’hui, il nous confie ne regretter aucunement tout le temps passé à décortiquer chaque détail, jusqu’à la veille même de son lancement d’activité avec les livraisons des fauteuils de la salle d’attente qu’il venait de trouver ! C’est pour lui un nouveau départ avec des enjeux, certes, mais un plaisir retrouvé et des journées bien rythmées qu’il termine moins fatigué qu’auparavant. Il a également eu la satisfaction de voir que malgré la distance et de nouvelles habitudes à prendre, la majorité de sa patientèle l’a suivi. Chaque jour de nouvelles personnes se présentent. Toutes ne manquent pas de saluer l’originalité de la structure, du pan vitré de la porte d’entrée aux couleurs vives et surprenantes choisies pour la décoration intérieure, en passant par une signalétique de chaque pièce minutieusement étudiée.

Les espaces sont bien délimités entre les différentes zones de travail (clinique/paraclinique et accueil/secrétariat) sans pour autant que l’on se sente oppressé ou enfermé. Certains espaces ont été prolongés par des cloisons en verre pour donner de la profondeur. D’autres jouissent d’une lumière naturelle avec vue sur une toiture végétale, le cabinet étant situé au 3^e étage.

Rien n’est ostentatoire, tout a été étudié pour que l’ambiance soit zen et que l’on ne se sente pas dans une structure médicale, souvent source de stress chez les patients. En témoignent les propos des patients : « On ne se croit vraiment pas chez le dentiste, c’est zen chez vous… »

Enfin, l’anonymat que l’on pourrait ­reprocher au complexe des Rives de l’Orne est tout de suite oublié une fois la porte du cabinet franchie. Chaque patient est pris en charge de manière personnalisée.

L’équipe, quant à elle, a dû prendre ses marques et s’approprier ce nouvel espace, tout en optimisant les outils pour une bonne circulation de l’information. Chacun est responsable d’un pôle. Deux assistantes qualifiées secondent le praticien : Corinne prend en charge l’installation des patients, le cabinet disposant de deux salles de soins jumelles et d’un bloc opératoire. Elle intervient pour le travail à quatre mains durant les séances de soins et est responsable de la stérilisation. Quant à Stéphanie, elle s’occupe de toute la partie accueil et de la gestion des dossiers patients sous l’angle administratif et financier. Le praticien, lui, au-delà du travail en bouche, a pu se recentrer sur son relationnel et l’écoute de ses patients, éléments essentiels selon lui pour une alliance thérapeutique réussie. Aujourd’hui, le prochain poste qui se dessine est celui d’une coordinatrice pour épauler l’équipe et continuer à améliorer la qualité du service.

Après quelques mois d’exercice, Gaëtan du Cosquer nous confie avoir été agréablement surpris de voir à quel point une structure adaptée à l’implantologie et d’aspect moderne a « boosté l’activité implantaire ». C’était aussi l’un des objectifs du transfert !