Archivage des données de santé

Faut-il archiver ?

Alors même qu’aucune obligation ne pèse sur le chirurgien-dentiste, il apparaît indispensable de prévoir l’archivage de ses dossiers. Tout d’abord, ces dossiers permettent au successeur du professionnel de connaître l’état de santé des patients qu’il sera amené à soigner. C’est donc un moyen de garantir la continuité des soins. L’archivage doit également pouvoir répondre aux demandes des patients ou de leurs ayants droit qui disposent d’un accès direct à leurs données de santé. Enfin, formé de l’ensemble des informations concernant le patient et de l’évolution de son état de santé, chaque dossier retrace l’ensemble des réponses apportées par le médecin et constitue donc un élément de preuve en cas d’action en responsabilité. L’archivage s’avère donc indispensable.

Quelle durée ?

Il n’existe aucun texte indiquant une durée de conservation des documents médicaux. Ne faudrait-il pas envisager un archivage pendant 10 ans, durée de la prescription en matière médicale ? Attention ! Cette durée nous semble insuffisante. D’une part, avant 2002, la prescription était de 30 ans, ce qui veut dire que la prescription ancienne n’est toujours pas arrivée à échéance… D’autre part, le délai de 10 ans commence à courir à compter de la date de consolidation de la victime et non à compter de l’acte médical. Une action en responsabilité pourrait ainsi être engagée bien au-delà d’un tel délai. Cet élément n’est pas suffisant. Seuls les établissements de santé disposent d’une durée arrêtée par le législateur : le dossier médical est conservé pendant une durée de 20 ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l’établissement ou de la dernière consultation externe en son sein. Les professionnels médicaux pourraient, par comparaison, s’appuyer sur ces dispositions et envisager un archivage de 20 ans à compter de la réalisation du dernier acte médical. C’est notamment ce que préconise le Conseil de l’ordre des médecins à l’égard de cette profession. Nous ne pouvons que vous inviter à suivre cette mouvance.

Comment archiver ?

Les dossiers doivent être conservés dans des conditions permettant d’assurer leur confidentialité et leur pérennité. Il peut s’agir d’un archivage papier. Ce mode d’archivage peut s’avérer encombrant pour le professionnel. Le recours à une société privée peut être une solution. Aujourd’hui, la solution la plus commune est l’archivage informatique. Il doit s’agir d’une reproduction fidèle, durable et intégrale. Son auteur doit être identifié. Elle doit visuellement se présenter comme l’original avec les indications du papier à en-tête et la signature de l’expéditeur. Il convient d’opter pour des systèmes de stockage optique, horo­daté, non réinscriptibles (WORM – write once read many) ou disques magnétiques, rendus non réinscriptibles à l’aide d’un logiciel. Le support choisi doit permettre d’assurer la pérennité des documents.