« L’union fait la force »

Au départ, chacun travaillait de manière indépendante, comme collaborateurs dans des cabinets différents. La première étape a donc été de se réunir sur un même lieu d’exercice en 2004 afin de pouvoir notamment partager de lourds investissements comme la radiographie panoramique. Ils se sont installés à Mouscron, ville de 50 000 habitants en Belgique, à 10 minutes de Lille. Ces praticiens partagent leur activité mais, autre particularité, le cabinet dentaire est installé dans leur habitation privée. Nathalie Senger nous confie que cela présente énormément d’avantages au niveau personnel, notamment pour organiser et gérer les activités de leurs 3 enfants. La structure est ouverte du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 19 h. Madame Senger prend un congé le jeudi alors que son mari ne travaille pas le mercredi, toujours dans un souci d’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Victimes du succès, ils ont rapidement envisagé d’engager une assistante dentaire polyvalente pour gérer l’accueil téléphonique, la stérilisation et l’aide au fauteuil si nécessaire. Très vite les locaux sont devenus inadaptés car trop petits. L’étape suivante a donc été franchie grâce à un agrandissement : un secrétariat indépendant et une salle de soins supplémentaire pour plus de souplesse et des schémas de circulation encore plus cohérents. Des projets de recrutement s’en sont naturellement suivis avec une deuxième assistante, une troisième… puis enfin une secrétaire et un collaborateur.

D’une gestion en binôme et en couple, ils sont passés à la gestion d’une véritable équipe. Le besoin de se former sur le management et la cohésion d’équipe, alors que rien ne leur avait été enseigné à la faculté, est alors devenu l’une de leurs priorités.

À chacun son rôle : lui, les adultes ; elle, les enfants

Ces deux praticiens sont donc très complémentaires : aussi bien dans le travail que dans la gestion du cabinet dentaire. Olivier Dumortier s’occupe exclusivement des adultes alors que Nathalie Senger prend en charge les enfants jusqu’à 18 ans et les personnes handicapées. Il gère tout ce qui est stratégique pour la vision d’entreprise et les investissements (nouvelles technologies, informatique, matériaux) et elle s’occupe davantage des aspects qui relèvent de l’organisation, de la gestion de l’équipe et des différentes stratégies de service pour le bien-être, au quotidien, de toute l’équipe et des patients.

Ce couple œuvre à ce que chaque membre de l’équipe trouve sa place, se sente utile et valorisé dans son travail. Des descriptions de postes écrites ont permis à chacun d’avoir des tâches adaptées, avec des consignes claires et des protocoles établis afin que l’organisation soit fluide, qu’il n’y ait pas de tension, que « tout roule », pour reprendre l’expression de Nathalie Senger, et que les praticiens puissent ainsi déléguer.

Les tâches des 3 assistantes cliniques, Anne, Aurélie et Sylvie qui travaillent à tour de rôle avec chaque praticien, sont bien définies : stérilisation, travail à 4 mains, gestion des stocks, préparation des alginates, des gouttières, prise de photos, instruction à l’hygiène, coulée des empreintes, propreté et rangement des locaux, gestion des travaux de prothèses, etc. La secrétaire Mathilde, elle, est au « cœur » de l’organisation du cabinet avec notamment la gestion de l’agenda. Cette responsabilité est loin d’être évidente avec 2 praticiens titulaires et 1 collaborateur, des pratiques complètement différentes et des patients de plus en plus exigeants et pressés.

La cohésion d’équipe : la force du cabinet

Chaque membre de l’équipe n’est toutefois pas refermé juste sur sa tâche et sa fonction car l’équipe travaille à avoir la même « raison d’être » pour le cabinet. Ce faisant, l’équipe peut ainsi au mieux surmonter les soucis courants d’organisation comme, par exemple, des travaux, une absence, un congé maternité, etc.

Quand un maillon de la chaîne lâche ou fait défaut, tout le monde le ressent, un point d’inertie apparaît. C’est alors que l’esprit d’équipe est mis à l’épreuve, que chacun répond toutefois présent et anticipe alors pour se réorganiser. Le praticien ne sait plus travailler seul et, inversement, l’assistante ne travaillerait pas sans praticien.

Sans compter le respect mutuel, l’envie de toujours faire mieux en se motivant les uns les autres, d’avoir un esprit de construction, de se donner des objectifs avec des dates butoirs, parfois minimes mais en avoir sans cesse. C’est tout l’enjeu des réunions mensuelles en équipe ainsi que des entretiens individuels, qui permettent de maintenir cette dynamique. La formation continue des praticiens reste aussi un axe majeur, à l’instar de Nathalie Senger qui a suivi une formation en orthodontie de 2 ans au CISCO à Ypres (Belgique) afin de pouvoir faire de l’orthodontie préventive chez ses jeunes patients. L’objectif recherché était de pouvoir déceler et intercepter très tôt des dysfonctions comme des articulés croisés, des béances, un manque de place, etc., mais aussi des problèmes fonctionnels (position de la langue, respiration, phonation). Ce dernier volet a d’ailleurs conduit l’équipe à créer des ateliers d’information et de motivation pour ces jeunes patients qui ont des malocclusions dentaires provoquées par des déficits fonctionnels.

Pour conclure, au sein de ce cabinet, la mise en commun des ressources humaines et financières, le travail sur la vision du cabinet et l’esprit d’équipe permettent de développer beaucoup de synergies et amènent une grande souplesse et de la flexibilité pour les praticiens, sans parler d’un service « quatre étoiles » pour les patients.