En début d’installation ou en cours de pratique, choisir un logiciel de gestion de cabinet peut s’avérer un exercice difficile. Zoom sur les coûts cachés et les points les plus délicats.
Quelles fonctionnalités ?
Sur le marché français, l’offre de logiciels est large et les éditeurs nombreux. Pour le praticien, la première chose à faire avant tout choix sera de cerner ses besoins prioritaires. Les lister précisément par ordre décroissant d’importance semble un bon préalable. Et ce dans chacun des domaines concernés : dossiers patients, devis, courriers et prescriptions, comptabilité, statistiques, agenda, télétransmission, imagerie… Car s’encombrer de fonctionnalités complexes et au final inutiles peut être coûteux en temps comme en argent. À l’inverse, se priver d’outils précieux nuit à l’efficacité. Dans tous les cas, ne pas perdre de vue que c’est le logiciel qui doit s’adapter aux attentes du praticien et de son équipe et non l’inverse. Certains éditeurs sont capables de créer des développements spécifiques qui viendront compléter l’offre formatée (par exemple la mise en place d’un module d’implantologie). Il ne faut donc pas hésiter à les solliciter pour trouver des solutions individualisées parfaitement adaptées à l’organisation de travail du cabinet.
Pour quel budget ?
Le prix d’acquisition du logiciel est une chose, son coût d’utilisation en est une autre. Chez les principaux éditeurs, la licence d’acquisition coûte de 1 500 à 2 000 € TTC. Pour une licence installée sur un poste supplémentaire du cabinet (praticien ou assistante), il faut compter de 300 à 1 300 € TTC. Mais il convient d’ajouter à cela les coûts de maintenance et de mise à jour, incontournables, qui représenteront, eux, une charge annuelle allant de 500 à 800 € TTC par licence. Il est prudent de compter aussi des coûts, optionnels, de formation (sur site ou en ligne), généralement facturés autour de 100 € TTC l’heure. Attention également à bien intégrer l’ensemble des coûts liés aux périphériques et matériels connexes comme les lecteurs de carte SESAM-Vitale.
Sur quels points porter sa vigilance ?
L’ergonomie du logiciel et sa simplicité d’utilisation sont des critères déterminants du choix, pour le praticien comme pour tous les collaborateurs du cabinet. Il est important de vérifier la réactivité de la base de données et la rapidité des commandes (par exemple, y a-t-il ou non des possibilités de raccourcis clavier ?), le but étant que le logiciel fasse gagner du temps. De même, on privilégiera la souplesse de l’outil et les facilités de paramétrage (par exemple pour les devis, ordonnances ou factures). Autres points clés à étudier : les mises à jour se font-elles automatiquement par téléchargement via Internet, ou par envoi de CD-ROM ? Les interventions d’assistance peuvent-elles se faire à distance par télémaintenance et avec quel délai de réponse ? Le logiciel peut-il être connecté et directement interfacé avec tous les systèmes de radiologie et d’imagerie numériques ? Le module de comptabilité permet-il de gérer à lui seul la totalité des aspects comptables ou doit-il être complété par un autre ? Certains éditeurs comme Imagex (éditeur du logiciel Logos_w) proposent, sur leur site Internet, un forum ouvert aux utilisateurs qui peut être une mine d’informations. Enfin, pour que l’investissement soit pérenne, ne pas négliger de demander au fournisseur comment il pourra répondre à telle ou telle évolution du cabinet dans l’avenir.