Optez pour des descriptions de poste

Pour répondre à la demande de certains praticiens qui souhaitaient une aide accrue pour l'administratif et la gestion de leur cabinet, les partenaires sociaux ont inscrit à la convention collective¹ un nouveau poste de secrétaire : secrétaire technique « option santé »². Cette actualité dans l'évolution du personnel des cabinets dentaires me donne l'occasion de rappeler l'importance des descriptions de poste en leur sein. En effet, la rotation du personnel (turn-over) y est devenue une réalité. Les praticiens sont désormais régulièrement confrontés à des recrutements et se sentent parfois démunis face à de tels projets.

Or, l'adéquation des postes vis-à-vis de vos besoins et attentes ainsi que la capacité des membres de l'équipe à s'adapter rapidement aux changements peuvent avoir des conséquences considérables sur le développement et l'image perçue de votre cabinet.

Présentez toujours une description de poste à un candidat. Elle doit être très claire et décrire les compétences et responsabilités nécessaires pour le poste. Enfin, il est opportun de la considérer comme un document de travail. Lors de la période d'essai, la nouvelle assistante doit être formée rapidement au fonctionnement des systèmes, en particulier des scripts. Elle doit être évaluée régulièrement. C'est là que la description de poste devient un document de travail qui vous aide à mesurer l'évolution et l'intégration de la nouvelle recrue.

Le praticien ou un membre de l'équipe en place devrait passer au moins 15 minutes toutes les semaines avec elle pour mesurer les progrès accomplis, en prenant comme référence la description de poste. Si la personne donne entière satisfaction, ces entretiens peuvent être utilisés pour renforcer la philosophie de travail et l'encourager à poursuivre ses efforts. En revanche, si vous avez des doutes, ils permettront de mettre en avant les points d'amélioration attendus.

Durant la période d'essai, si des insatisfactions apparaissent régulièrement concernant le nouvel employé, il est préférable de ne pas poursuivre. L'expérience prouve que si vous avez le moindre doute sur le profil du candidat dans les débuts, cela risque fort de s'aggraver au fil du temps. Cela peut avoir un impact direct non seulement sur la gestion financière du cabinet mais également sur la motivation des personnes en place.

Ce qui vient d'être dit concerne tous les cabinets quelle que soit leur taille. En effet, il n'y a pas que les grosses structures qui ont besoin d'adopter de telles descriptions de poste. Ce sont en réalité les petits cabinets qui en ont le plus besoin. Bien souvent, chez ces derniers, il existe un cadre de travail « familial » : la description de poste peut rester mal définie, ce qui laisse le personnel dans le doute quant à ses fonctions. Le risque est grand, alors, de générer de la frustration à moyen terme.

L'existence d'un profil de poste rédigé pour les nouveaux embauchés et pour les anciens - et même pour le praticien qui montrera ainsi l'exemple ! - est un moyen exceptionnel d'assurer une meilleure cohésion d'équipe, de gagner du temps et de réduire le niveau de stress au cabinet.

1. Accord salarial signé le 18 décembre 2009, applicable au 1er janvier 2010. 2. Titre de niveau IV, inscrit au Répertoire national des certifications professionnelles par l'UNAPL (arrêté du 3 novembre 2008, JO du 16 novembre 2008).