Le manuel du cabinet

De nombreux praticiens font le constat parfois douloureux que le fonctionnement de leur cabinet, qui semblait efficace à un moment de leur carrière, le devient de moins en moins désormais. C'est souvent dû au fait que le cabinet repose plus sur les personnes (et leur bonne volonté) que sur l'organisation. C'est la raison pour laquelle, je recommande de travailler d'abord sur l'organisation et les règles de fonctionnement avec l'ensemble de l'équipe. Vous serez surpris par l'ampleur des résultats positifs obtenus grâce à une démarche d'anticipation et non plus simplement de gestion empirique et intuitive. L'enjeu est vital : c'est le développement de votre cabinet qui en dépend. Dans l'environnement actuel, l'immobilité (ou le fait de vous laisser porter au gré des événements) vous fera prendre des risques bien plus importants qu'une réflexion en profondeur sur une gestion rationnelle et contrôlée de votre exercice. Pour ce faire, un des premiers outils vivement recommandé est le « manuel du cabinet ». Il s'agit d'un outil concret et « pratico-pratique », dont l'impact peut littéralement transformer votre vie au cabinet.

Ce manuel reprend les 6 systèmes organisationnels que j'ai définis dans la méthode de travail que je préconise : gestion des rendez-vous, politique d'encaissement, pilotage du cabinet, gestion des plans de traitement, cohésion d'équipe et qualité du service en dentisterie. À ces 6 systèmes, il faut bien évidemment rajouter les pôles clinique et paraclinique.

Mais qu'entend-on par « manuel du cabinet » ? En fait, il s'agit d'un document regroupant l'ensemble des règles de fonctionnement de votre cabinet aussi bien en interne que vis-à-vis des patients. Vous offrirez ainsi les meilleures conditions de soins et de service à ces derniers tout en fédérant les membres de votre équipe autour de ce manuel, unique et véritablement personnalisé. Vous anticiperez aussi les événements prévisibles (congés, grossesse, congé parental, remplacements, etc.).

Concrètement, sa rédaction est un travail rigoureux et minutieux dans lequel il est important d'investir du temps. La règle d'or est d'écrire ce que l'on fait. Il s'agit de décliner l'organisation du cabinet sous la forme de règles, de check-lists, de scripts et de documents types pour optimiser l'organisation et la communication dans sa pratique quotidienne. L'objectif recherché est de projeter une image très professionnelle tout en visant une efficacité relationnelle envers les patients et au sein de l'équipe dentaire.

Chaque document doit ensuite être validé par le praticien. Puis il sera présenté à l'ensemble de l'équipe à l'occasion d'une réunion. Il sera enfin référencé dans le manuel (avec une copie informatique pour permettre une révision plus aisée) et mis à la disposition de l'équipe. Attention toutefois, cet outil ne sera pertinent que si vous le mettez régulièrement à jour !

Enfin, le « manuel du cabinet », outil du chef d'entreprise de santé, vous permettra non seulement de réfléchir à votre exercice et à votre philosophie de travail mais aussi d'en expliquer la teneur aux membres de votre équipe. Vous créerez un cadre propice à la motivation de ces derniers et à votre satisfaction professionnelle.